Het laten uitvoeren van een verdiepend onderzoek naar de werkdruk
Dit verdiepend onderzoek brengt de oorzaken van de te hoge werkdruk in beeld. Het gaat dus om factoren die werkstress kunnen veroorzaken bij de betreffende werknemers. De volgende eisen worden door de Nederlandse Arbeidsinspectie aan een verdiepend werkdrukonderzoek gesteld:
- "In uw verdiepend onderzoek stelt u de vragen op zo’n manier dat uit de resultaten van het onderzoek de oorzaken van de te hoge werkdruk (werkdrukbronnen) kunnen worden afgeleid.
- De resultaten van het onderzoek moet u per team, afdeling of functiesoort zichtbaar kunnen maken.
- Het is daarbij wel belangrijk dat de anonimiteit van de werknemers blijft gewaarborgd.
- Zorg dat minstens de helft van de medewerkers meedoet en bespreek de resultaten met uw medewerkers. Zo krijgt u een zo volledig mogelijk beeld van werkdruk."
Als mogelijke instrumenten voor een verdiepend kwantitatief werkdrukonderzoek (medewerkers-enquête) worden het WEB-model, VBBA en TNO NOVA-WEBA genoemd.
- WEB-model (Werkstressoren-Energiebronnen-Burnout-model)
Met het Werkstressoren-Energiebronnen-Burnout- of WEB-model van Bakker, Schaufeli en Demerouti kunt u de belangrijkste oorzaken van werkstress en arbeidsplezier in kaart brengen, ongeacht de aard van de organisatie. Hierdoor kunt u gericht actie nemen om de motivatie van de werknemers te verhogen en verzuim te reduceren. Het WEB-model meet risico’s op werkdruk en werkstress, maar ook de positieve aspecten van het werk. - VBBA (Vragenlijst Beleving en Beoordeling van de Arbeid)
Deze vragenlijst wordt veel gebruikt door Arbodiensten. De vragenlijst meet naast werkdruk, een groot aantal andere onderwerpen die relevant zijn voor de werkbeleving, zoals agressie en geweld, seksuele intimidatie en werkdruk. De VBBA kan worden aangevraagd bij SKB. - TNO NOVA-WEBA
De NOVA-WEBA is door TNO ontwikkeld om werknemers meer invloed te geven op het werk. De vragenlijst meet werkdruk met dezelfde soort vragen als de VBBA, maar kijkt daarnaast nadrukkelijk naar de organisatie van het werk.
Naast bovengenoemde vragenlijsten zijn er andere vragenlijsten in omloop. Zorg dat alleen wetenschappelijk gevalideerde vragenlijsten worden ingezet.
Naast het voorgeschreven kwantitatieve werkdrukonderzoeker kan aanvullend gekozen worden voor een kwalitatieve benadering bijvoorbeeld door gestructureerde gesprekken met teams. Daarbij kan bijvoorbeeld gebruik gemaakt worden van de instrumenten: ‘Aanpak organisatieklimaat’ of ‘Aanpak werkdruk in onderwijsteams’ (zie voor meer info over deze instrumenten de ‘Mogelijke werkdrukmaatregelen’ ).
Het bepalen van de maatregelen, deze opnemen in een plan van aanpak en ze vervolgens uitvoeren
Op grond van een analyse van de onderzoeksuitkomsten en het benoemen van knelpunten worden verbetermaatregelen vastgesteld. De Nederlandse Arbeidsinspectie zegt hierover: “Naar aanleiding van het verdiepend onderzoek kiest u in nauw overleg met de betreffende werknemers doeltreffende, praktische maatregelen om een te hoge werkdruk te voorkomen. Deze maatregelen neemt u bij voorkeur op afdelingsniveau of op organisatieniveau. Vervolgens neemt u de maatregelen op in een plan van aanpak. Daarbij hoort een realistische tijdsplanning."
"Doeltreffende beheersmaatregelen met betrekking tot werkdruk zijn voor elke organisatie, afdeling of functie maatwerk. Het is dan ook van groot belang om de betreffende werknemers en leidinggevenden hierbij te betrekken. De maatregelen die u neemt, kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op de volgende aspecten in het werk: hoeveelheid werk, regelmogelijkheden, kennis en vaardigheden van de werknemers, werktijden, contact met collega’s en leidinggevende.”
Om de uitvoering van de maatregelen te laten slagen en daarmee de werkdruk te verminderen, dienen de volgende aspecten in de aanpak te worden verwerkt:
- De gekozen aanpak van de werkdruk heeft voldoende draagvlak onder de directie en de PMR.
- Er is een procesbegeleider aangesteld met de benodigde deskundigheid.
- Het uitvoerend personeel wordt nauw betrokken bij de aanpak van de werkdruk.
- De communicatie over de gekozen aanpak van de werkdruk is duidelijk en gericht op alle betrokkenen.
- De verdeling van taken en verantwoordelijkheden in het verbetertraject is duidelijk.
- De doorlooptijd van het verbetertraject is van tevoren bepaald en is realistisch.
- Alle betrokkenen (medewerkers, leidinggevenden, beleidsmakers, directie) zijn voldoende vertegenwoordigd in een begeleidingsgroep.
- Leidinggevenden zijn toegerust om in dit traject hun rol te vervullen en te controleren of de werkdruk in hun afdeling of team door de maatregelen vermindert.
- De werkdrukaanpak wordt door het management voldoende gefaciliteerd.
Belangrijk uitgangspunt bij het bepalen van de geschikte werkdrukmaatregelen is de arbeidshygiënische strategie; Waar mogelijk moet eerst bronaanpak worden toegepast. Daarna gaan collectieve maatregelen (aanpak van knelpunten die meerdere werknemers ervaren) boven individuele maatregelen.
Zie ook de mogelijke werkdrukmaatregelen in deze arbocatalogus.
Het evalueren en waar nodig bijsturen van de aanpak
De Nederlandse Arbeidsinspectie geeft bij deze evaluatie aan: “Zo beoordeelt u of uw beleid nog past bij de situatie in uw bedrijf, en of uw maatregelen effect hebben. Op basis van de evaluatie kunt u maatregelen aanpassen, nieuwe maatregelen invoeren of opnieuw onderzoek doen.
Blijkt uit de evaluatie dat werkdruk nog steeds een risico vormt? Voer dan de cyclus - van R&IE tot evaluatie - opnieuw uit. Blijf dat doen zolang werkdruk een risico vormt in uw organisatie”.