Pragmatische aanpak
"Werkdruk is in het hbo geen onbekende. Over werkdruk bestaan veel verschillende beelden. Dat bleek al snel toen we het thema werkdruk in het MT bespraken. We realiseerden ons dat we eerst moesten kijken naar de diverse werkelijkheden die er over werkdruk bestaan. We wilden immers niet in de valkuil trappen van niet-passende oplossingen.
Het voornaamste streven in onze werkdrukaanpak was - en is - dat medewerkers en teams zelf bewuster omgaan met hun werk. Op die manier blijft iedereen in balans en is overmatige werkdruk te voorkomen. We zijn heel pragmatisch te werk gegaan. Gewoon binnen de teams zelf, aansluitend bij het dagelijkse werk. We hebben bewust niet gekozen voor een ‘losstaand’ project erbij. Onze medewerkers zitten immers niet te wachten op extra activiteiten."
Sta eens stil bij wat beweegt
"Allereerst brachten we in kaart hoe het is gesteld met de werkdruk in de diverse teams en functies. Dat heeft onderzoeksbureau Integron voor ons geïnventariseerd. We maakten daarbij gebruik van stimuleringsgelden van Zestor. Uit die inventarisatie bleek ondermeer een duidelijk verschil in werkdrukbeleving tussen ondersteunend en onderwijzend personeel. Alle inzichten uit de werkdrukinventarisatie zijn besproken in twee workshops met een brede vertegenwoordiging uit de organisatie. Ook zijn er toen te nemen acties afgesproken. Hierbij is het zaak dat eenieder de handschoen oppakt die hem past. Dat bleek echter nog niet zo makkelijk. Het is namelijk verleidelijk om de oplossingen voor je werkdrukprobleem vooral van anderen en niet van jezelf te verwachten."
"In de workshops bleek eens te meer dat een open cultuur en goede samenwerking heel belangrijk zijn in de reductie van werkdruk. In een cultuur waarin iedereen goed samenwerkt zijn mensen eerder geneigd om werkdruk bespreekbaar te maken en samen tot oplossingen te komen. Ook staat iedereen dan meer open voor de werkdrukinterventies die worden aangeboden. In onze aanpak stonden om die reden de werkdrukoplossingen van en door de teams zelf centraal."
Zelf aan het stuur
"De leidinggevenden zijn aangemoedigd om de bevindingen uit het onderzoek en de workshops in het teamoverleg te bespreken. Dat ging over inhoudelijke aspecten van hoe werkdruk ontstaat, maar ook over manieren om werkdruk bespreekbaar te maken in het team. We hebben leidinggevenden daarin tips gegeven. Het doel van dit werkoverleg was dat de medewerkers onderling in gesprek gaan over werkdruk, gezamenlijk duiden waar het voor hen knelt en samen vaststellen wie welke verbeteracties kan oppakken."
"In de diverse teams is dat verschillend uitgewerkt. Zo is het ene team bezig gegaan met teamontwikkeling, met als doel de samenwerking te verbeteren. Andere teams kozen er bijvoorbeeld voor om actiever gebruik te gaan maken van de mogelijkheden van het Livvit-pakket. De eerlijkheid gebied echter te zeggen dat niet alle teams even actief zijn. Maar ook dat is zelfsturing. Elk team maakt de stap waar het zelf aan toe is. Je kan het niet opleggen. Je kan er wel voor zorgen dat de ervaringen gedeeld worden. En dat men zo leert van elkaar."
Het vervolg: organisatieontwikkeling
"Mijn ambitie is om het thema werkdruk - of liever gezegd werkbalans - tot een onderwerp te maken waar iedereen over spreekt en bewust mee omgaat. Niet omdat het moet, maar omdat men het zelf zinvol vindt. Dus niet laat sloffen, maar actief oppakken. Daarvoor helpt het ook om te luisteren naar elkaars verhalen over werkdruk. En om elkaars ervaringen te delen. Daar kunnen we allemaal van leren."
"Nu loop ik soms door het pand en vraag bij medewerkers na hoe ze een bepaalde interventie of aanpak hebben ervaren. Op basis daarvan heb ik wel een beeld van wat er speelt op het gebied van werkdruk en welke van de aangeboden interventies effectief zijn. Maar dat is maar één beeld. Dat kan veel gestructureerder en moet zeker niet alleen bij mij blijven hangen. Collega’s kunnen elkaar veel leren door hun ervaringen te delen. Om te beginnen binnen de teams, maar ook het gesprek tussen medewerker en leidinggevende is belangrijk. Daarbij maken we gebruik van een diagnosematrix, waardoor in een gesprek helder wordt welk probleem vooral speelt en waar de oplossing ligt. Dat kan zijn op centraal organisatieniveau (door maatregelen en wijzigingen in beleid), of binnen de academie of op het niveau van persoonlijk functioneren."
"In essentie gaat het natuurlijk om organisatieontwikkeling. De wijze van organiseren, de mate van helderheid over taken, de verdeling van verantwoordelijkheden en bevoegdheden en de manier van besluitvorming blijken altijd weer doorslaggevend in het voorkomen van werkdruk. Dat vraagt om continue aandacht van iedereen. We moeten het wat mij betreft maar eens sectorbreed hebben over de wijze waarop we in de toekomst hbo-organisaties gaan inrichten en aansturen."