In juni 2020 stuurde Saxion de Enquête Online Werken uit. Een meting met de focus op het online thuiswerken, en dan met name online lesgeven. Hebben medewerkers voldoende faciliteiten, kennis en competenties om goede online lessen te verzorgen? En kunnen zij daarbij veilig werken? Daarnaast bevat de enquête vragen over de werk-privébalans en het contact met collega’s en leidinggevende. Een multidisciplinaire groep van HR, Programma Informatiebeveiliging & Privacy en Dienst Marketing & Communicatie stelde de vragenlijst samen.
Tevreden ‘gezien de omstandigheden’
Susan Vermeulen, Senior HR- en Organisatieadviseur bij Saxion: ‘De respons was hoog, 1.724 medewerkers vulden de enquête in. De belangrijkste resultaten: 80% was tevreden over het verloop van het online werken en voelde zich voldoende toegerust. Met daarbij wel de aantekening ‘gezien de omstandigheden’, want volledig online thuiswerken is voor niemand het ideaal. Men gaf aan voldoende ondersteuning te ervaren en het merendeel was tevreden over het contact met de leidinggevende. Aandachtspunten waren er ook: de intensieve, lange werkdagen en de verhouding tussen werk- en privétijd. Het gemis van sociale interactie met collega’s en studenten. Ook was de thuiswerkplek niet bij iedereen even geschikt.’
Standaardpakket in ontwikkeling
De hogeschool wil voor iedereen een gezonde en veilige thuiswerkplek faciliteren. Daarom kan iedere medewerker al sinds eind maart meubilair (de eigen bureaustoel) en ICT devices zoals een extra beeldscherm ophalen voor gebruik thuis. Susan: ‘Daarnaast werken we aan een standaardpakket voor iedere medewerker, bestaande uit een laptop met een los toetsenbord, muis en beeldscherm, een mobiele telefoon, een goede bureaustoel met eventueel een voetenbankje, een documenthouder en laptopstandaard. We hopen dat we dit begin 2021 kunnen aanbieden. Het is best een complex en langdurig traject; je hebt rekening te houden met onder meer Arboregels, de belastingwetgeving, financiële kaders, security aspecten. Naast dit standaardpakket willen we een maandelijkse tegemoetkoming gaan bieden voor internetkosten.
Aandacht voor de mentale belasting
Los van deze middelen is er ook de mentale kant van het thuiswerken. De ervaren werkdruk en de impact daarvan op de werk-privébalans, het missen van contacten met collega’s. Marjan de Greef, Senior Adviseur Gezondheidsmanagement & Arbeidsvoorwaarden bij Saxion: ‘Vanaf het begin hebben we vanuit HRM gekeken hoe we ook daarbij ondersteuning kunnen bieden. Dat doen we onder meer via FAQ’s voor medewerkers én leidinggevenden, waarin we naast praktische vragen ook vragen beantwoorden zoals ‘Hoe blijf ik in contact met mijn collega’s/medewerkers?’. In ons trainingsaanbod hebben we bepaalde workshops en trainingen actief gepromoot: denk aan ‘vitaal aan het werk’, ‘leidinggeven op afstand’ en coaching sessies vanuit het Livvit-pakket. Ook betrekken we onze vertrouwenspersonen en de inzetbaarheidscoaches en bedrijfsartsen van de Arbo Unie actief bij vragen of knelpunten van medewerkers.’
Betrokken blijven als leidinggevende
Marjan: ‘Onze HR-adviseurs schakelen direct met de leidinggevenden. We hebben de leidinggevenden geadviseerd om in hun team de werk-privébalans te bespreken en afspraken met elkaar te maken over bereikbaarheid en beschikbaarheid. En om online ontmoetingen met het team en individuele medewerkers zoveel mogelijk te stimuleren. Zelf kunnen leidinggevenden met vragen of voor ondersteuning terecht bij hun HR-adviseur maar ook bij de Continu Verbeteren coaches van Saxion.’
Tweede inventarisatie
Inmiddels is duidelijk dat de situatie van veelvuldig thuiswerken langer gaat duren. Marjan: ‘In het begin van de coronacrisis kwam het ‘Saxion Routeteam Corona’ dagelijks bij elkaar om snel te handelen, de eerste maatregelen te nemen en de organisatie tijdig en goed te informeren. Vanuit de energie: dit gaan wij met z’n allen doen! Naarmate deze situatie langer duurt, poppen er nieuwe vragen en behoeftes op. In september hebben we een tweede vragenlijst uitgestuurd.’ Deze vragenlijst ging uitgebreid in op de thuiswerkfaciliteiten; kan iedereen gezond en veilig thuiswerken? En hoe kan de organisatie jou hierin faciliteren? Daarnaast was er ruimte voor overige opmerkingen en vragen. Met meer dan 80% was de respons wederom hoog.
Verontrustende signalen oppikken
Susan: ‘Veel medewerkers vonden het fijn en zorgvuldig dat we deze uitvraag deden. Maar we ontvingen nu ook wat verontrustende signalen zoals: ‘Ik maak me zorgen, hoe lang gaat dit nog duren?’ en ‘Lesgeven is opeens een zittend beroep geworden, dat is niet wat ik wil!’. Deze signalen hebben we meteen opgepakt. De betreffende medewerkers hebben we persoonlijk gebeld. Denk bijvoorbeeld ook aan iemand met forse rug- en nekklachten die op korte termijn advies wilde. Of collega’s die zich zorgen maakten of ze met deze manier van lesgeven wel voldoende kwaliteit kunnen blijven leveren en de interactie met studenten missen. Eén medewerker vindt het zo onwenselijk dat er thuis gewerkt moet worden, dat diegene faciliteiten die het thuiswerken in de toekomst verder stimuleren pertinent weigert. Soms is een luisterend oor voldoende, maar in een aantal gevallen is er meer nodig zoals het inschakelen van de Arbodienst, het verbeteren van onze communicatie of aanscherping van voorstellen aan ons bestuur.’
De vraag achter de vraag
Susan: ‘Meer in het algemeen proberen we per doelgroep te bekijken wat er nodig is. De receptioniste die op locatie zit heeft andere vragen of wensen dan een medewerker met een moeilijke thuissituatie. Daar pas je je aanpak op aan. In het laatste geval kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om diegene voorrang te geven bij het werken op locatie in plaats van thuis. We kijken wel kritisch naar de mogelijkheden en naar de vraag áchter de vraag. Vraagt iemand bijvoorbeeld om een zit-sta bureau? Dan kan de achterliggende behoefte meer afwisseling zijn.’
Mooie initiatieven
Marjan: ‘Nu we langer onderweg zijn, merk je dat bepaalde zaken worden uitvergroot. Denk aan stijlen van leidinggeven. Had een leidinggevende al weinig contact met zijn of haar medewerkers, dan valt dat nu nog meer op. Tegelijk horen we dat anderen juist positief verrast zijn over de aanpak van hun leidinggevende. Verder is het mooi om te zien dat er veel creatieve en mooie initiatieven komen vanuit medewerkers en teams. Van de creatieve invulling van een online diploma-uitreiking tot een buddysysteem voor nieuwe studenten en collega’s.’
Tips voor andere hogescholen
Op basis van de opgedane ervaringen hebben beiden een concrete tip:
- Susan: ‘Pak het interdisciplinair aan. Overleg, chat en werk samen aan documenten met de facilitaire dienst, financiën, ICT, HR, de personeelsadministratie, communicatie… Dat lijkt ingewikkeld, maar in de uitvoering scheelt het echt gedoe. Het heeft ons ook behoed voor té snelle acties. Zoals medewerkers een budget geven voor thuiswerkfaciliteiten en achteraf tegen bepaalde belastingregels aanlopen.’
- Marjan: ‘Zorg continu voor goede communicatie over het proces. We zijn nu dit aan het doen, onze volgende stap is deze en waarom. Gebruik verschillende kanalen; de ene keer is een nieuwsbrief via de leidinggevende passender, de andere keer een directe mail. Wat bij ons ook heel goed heeft gewerkt, zijn de persoonlijke videoboodschappen van onze voorzitter van het CvB vanuit huis. Daar is heel positief op gereageerd!’
Tips voor HR-collega’s
Voor de Dienst HRM zijn dit uitdagende tijden. Gelukkig geven beide dames aan wel te houden van wat reuring. Marjan: ‘Het geeft energie om te merken dat de rol van HR er nu echt toe doet én dat we in een korte tijd met veel collega’s uit andere disciplines heel veel werk hebben verzet. Tegelijk moet er nog steeds veel gebeuren. Toch probeer ik naast alle actiepunten en overleggen tussen de middag altijd even naar buiten te gaan.’ Susan: ‘Ik heb me vanaf het begin met veel plezier opgeworpen om mensen te mobiliseren. Zichtbaar zijn en blijven is dan belangrijk, anders mis je belangrijke meetings. Ook ik moet mijn grenzen goed bewaken. Daarom plan ik bijvoorbeeld een sportafspraak aan het einde van een werkdag.’