zoeken

Werkdruk

We spreken van werkdruk als een medewerker niet of met moeite kan voldoen aan de gestelde eisen in het werk. Ofwel: er is onvoldoende balans tussen de taakeisen in het werk enerzijds en de regelmogelijkheden van een medewerker anderzijds. Dat is bijvoorbeeld het geval als de hoeveelheid werk en de tijdsdruk groter zijn dan de medewerker aan kan. 

Inhoud

Werkdruk kan ook ontstaan door andere belastende factoren in het werk, zoals onderbelasting, slechte werkrelaties, ingrijpende gebeurtenissen op het werk, taakonduidelijkheid of werkonzekerheid. Daarnaast spelen individuele factoren een rol zoals de competenties en belastbaarheid van een individuele medewerker en de thuissituatie.

Een hoge of langdurige werkdruk kan leiden tot werkstress, wat een risico vormt voor de gezondheid van medewerkers en vermindering van prestatie en inzetbaarheid kan teweegbrengen. En op lange termijn tot uitval. Vooral als buffers in de vorm van sociale steun, waardering en herstelmogelijkheden onvoldoende blijken.

Werkdrukmodel _Werdrukwijzer -hbo

Werkdrukmodel uit de Werkdrukwijzer hbo van TNO

Werkdrukbeleid

Het thema werkdruk vraagt om een systematische aanpak binnen de hbo-instelling, waarbij de medewerkers zelf nauw worden betrokken. Die aanpak begint met het beantwoorden van de vraag of werkdruk binnen de instelling een knelpunt is, en zo ja: waar. Daarbij kunnen meerdere informatiebronnen gebruikt worden. Naast, of als onderdeel van de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) zijn vooral bruikbaar:

  • Een overzicht van de arbodienstverlener waarin is aangeven welk deel van het ziekteverzuim psychische oorzaken heeft én werkgebonden is.
  • Het medewerkerstevredenheidsonderzoek. Conform de cao-hbo dient elke hbo-instelling tweejaarlijks een medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) uit te voeren met daarin vragen over de werkdruk.  Speciaal voor hogescholen is een Tevredenheid Instrument Medewerkers ontwikkeld, met vragen over zaken als werkdruk en andere psychosociale arbeidsomstandigheden. Met de uitkomsten kunnen hogescholen aan de slag gaan om te kijken waar verbeteringen van het personeelsbeleid nodig en mogelijk zijn. Het onderwerp werkdruk maakt onderdeel uit van de benchmarkrapportage van TIM.

NB. Zorg bij de uitvoering van dit medewerkerstevredenheidsonderzoek dat er voldoende uitsplitsingen worden gemaakt naar organisatie-eenheden en eventueel naar functies, om werkdruk goed te kunnen lokaliseren.

  • Overige bronnen, zoals:
    • meldingen van de MR
    • meldingen van ingeschakelde deskundigen (zoals bedrijfsmaatschappelijk werkers, psychologen en coaches)
    • ongevallen, incidenten en ongewenst gedrag waarbij werkdruk een rol kan hebben gespeeld
    • klachten van medewerkers
    • verslagen van overleggen
    • signalen van veelvuldig overwerk
    • e.d.

In samenspraak met de medezeggenschap (PMR) wordt vervolgens bezien in welke organisatieonderdelen of personeelscategorieën werkdruk als een knelpunt geldt. Daar waar werkdruk als knelpunt is geconstateerd schrijft Inspectie SZW voor in de digitale brochure “De aanpak van werkdruk. Waar let de Inspectie SZW op?” dat de werkgever, wederom in samenspraak met de OR, de volgende stappen zet:

  1.  Het laten uitvoeren van een verdiepend onderzoek naar de werkdruk
  2. Het bepalen van de maatregelen, deze opnemen in een plan van aanpak en ze vervolgens uitvoeren
  3. Het evalueren en waar nodig bijsturen van de aanpak

CAO hbo over werkdruk

In de hbo-cao 2018 – 2020 hebben sociale partners afgesproken dat iedere hogeschool in overleg met de medezeggenschap (PMR) vóór 1 april 2019 beleid ontwikkelt om werkdruk tegen te gaan. Het beleid laat ruimte aan opleidingen en diensten om de aanpak zelf vorm te geven naar gelang de behoeften en omstandigheden binnen de opleidingen en diensten. Daarbij wordt in ieder geval aandacht besteed aan: 

  • De risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E) 
  • Het medewerkerstevredenheidsonderzoek
  • De positie van startende werknemers in het bijzonder die van de beginnend docent
  • De omgang met piekbelasting en inzettijd van de werknemer 
  • Energiegevers 
  • Leiderschap
  • Werkklimaat (samenwerking binnen team/met management) 
  • Slimmer organiseren (nadenken over prioritering) 
  • Scholing MR, leidinggevende en teams 
  • Het beschikbaar budget en eventuele toekomstige middelen 
  • De personeelsformatie in kwalitatief en kwantitatief opzicht

Als een hogeschool op een bepaald onderwerp geen beleid ontwikkelt, moet dit worden toegelicht. Over de werkbaarheid en effectiviteit van het beleid dient te worden gerapporteerd in het sociaal jaarverslag van de hogeschool.

Arbovoorlichting

Zoals artikel 2.15 lid 2 van het Arbobesluit voorschrijft, verzorgt de werkgever voorlichting en onderricht voor medewerkers die mogelijk blootstaan aan hoge werkdruk. Daarin staan de risico’s van werkdruk centraal en de maatregelen die er op gericht zijn de belang te voorkomen of te verminderen. Deze voorlichting en onderricht maakt deel uit van het introductieprogramma voor nieuwe medewerkers en op basis van de RI&E/MTO wordt in het werkdrukbeleid van de hbo-instelling vastgesteld hoe vaak en voor welke medewerkers herhalende of verdiepende voorlichting en onderricht wordt aangeboden.

Mogelijke werkdrukmaatregelen

De onderstaande maatregelen kunnen deel uit maken van het werkdrukbeleid van een hbo-instelling:

Instrumenten om werkdruk in kaart te brengen en aan te pakken:

  • Aanpak Organisatieklimaat
    In de zorgsector is een bewezen effectieve aanpak ontwikkeld door IZZ om met het team oplossingen te vinden voor werkdrukproblemen. In deze aanpak staat een continue, oplossingsgerichte dialoog centraal. Tussen teamleden onderling, tussen teams en hun leidinggevende en tussen teams en bestuurder. Klik hier voor meer informatie. Ook in het onderwijs wordt met deze aanpak gewerkt. Er zijn handleidingen beschikbaar speciaal gericht op het hbo.
  • Aanpak werkdruk in onderwijsteams
    Een instrument dat binnen het hbo is ontwikkeld om onderwijsteams in staat te stellen de werkdruk te inventariseren en te kunnen duiden. Dit als de basis voor mogelijke oplossingen. Klik hier voor meer informatie.
  • Jobcraften in teams
    Teamleden brengen in kaart welke (overhead)activiteiten hun energie geven en welke hen veel energie kosten. Deze inventarisatie is de basis voor een optimale verdeling van de taken onder de teamleden.
  • Verbetering werkprocessen
    Door in samenspraak met betrokkenen in kaart te brengen welke werkprocessen veel tijd en energie vergen, kunnen gerichte verbeteringen worden aangebracht, bv aanpassing van digitale systemen, betere ondersteuning, vermindering administratieve druk.
  • Werkdrukwijzer hbo
    De Werkdrukwijzer hbo volgt de vijf stappen uit de ‘TNO Werkdruk Wegwijzer’. Deze stappen leiden naar een passende aanpak van werkdruk. Per stap zijn hbo-specifieke informatie, tools en publicaties te vinden die helpen om die stap uit te voeren.

Werkdrukmaatregelen algemeen:

  • Maatregelen uit de brochure: Slimmer organiseren in het hbo
    Uitgebreide knelpuntanalyse en mogelijke maatregelen over de volgende werkdrukthema’s in het hbo:
    • rooster- en inzetplanning
    • versnipperd takenpakket
    • toetsing en administratie rondom toetsing
    • studieloopbaanbegeleiding
    • stage- en afstudeerbegeleiding
    • verhouding staf en werkvloer
    • piekbelasting
    • onderwijsvernieuwing
    • intranet en de elektronische leeromgeving
    • fysieke omgeving
    • afstemmen van onderwijs- en arbeidsorganisatorisch beleid
  • Cursusaanbod voor medewerkers
    Het aanbieden van trainingen over de timemanagement en werk-privé-balans kan één van de onderdelen zijn van een bredere werkdrukaanpak.
  • Duidelijke taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden
    Het uitwerken en communiceren van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden binnen de organisatie kan onduidelijkheden wegnemen en werkdruk verlagen. Speciale aandacht kan daarbij uitgaan naar de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden ophet gebied van werkdruk.
  • Efficiënt vergaderen
    Efficiënt vergaderen vermindert de werkdruk. Daarom is het van belang om op school- en teamniveau kritisch te kijken naar de hoeveelheid vergaderingen en de duur en efficiency van de verschillende overleggen.
  • Loopbaanperspectief
    Het aanbieden van loopbaanpaden en ontwikkelingsmogelijkheden aan docenten en niet onderwijzend personeel kan bijdragen aan perspectief en werkplezier van medewerkers.
  • Maatwerkafspraken in het kader van werkdrukverlichting
    Voor specifieke groepen kwetsbare medewerkers of voor individuele medewerkers kan de werkgever maatwerkafspraken maken om hun werkdruk te verlichten. Zoals voor mantelzorgers en oudere medewerkers.
  • Realistische jaarplanning
    Door een realistische jaarplanning kan de hoeveelheid taken van een school worden afgestemd op de beschikbare formatie. Prioriteiten stellen en keuzes maken, oog met het oog op werkdruk, zijn daarbij belangrijke onderdelen
  • Training leidinggevenden
    Leidinggevenden leren hoe ze bij medewerkers signalen kunnen opvangen van overmatige werkdruk en hoe daar vervolgens mee om te gaan. Het bespreken van werkdruk in teams en in individuele jaargesprekken kan een belangrijk deel uitmaken van deze training.
  • Werkdruk in jaargesprek
    In het jaargesprek tussen leidinggevende en medewerker is de werkdruk één van de vaste thema’s. Een extra moment om eventuele werkdrukproblematiek en mogelijke maatregelen te bespreken.

Werkdrukmaatregelen gericht op specifieke doelgroepen:

  • Afspraken deeltijders
    Voor deeltijders zijn er enkele extra aandachtspunten om hoge werkdruk te voorkomen, zoals het bewaken van het takenpakket en het maken van afspraken over deelname aan vergaderingen en studiedagen. Of een efficiënt verloop van de samenwerking met een eventuele duopartner.
  • Begeleiding stagiairs
    Studenten, al dan niet van andere onderwijsinstellingen, die op de hbo-instelling stage lopen, kunnen een kwetsbare groep vormen. Ook als het om werkdruk gaat. Een hbo-instelling die stagiairs aanneemt zorgt voor begeleiding van deze stagiairs en besteedt ook aandacht aan werkdruk in het BPV-plan (plan voor beroepspraktijkvorming).  Onder meer door regelmatige gesprekken van de stagebegeleider met stagairs wordt nagegaan of hun werkzaamheden passen bij de stage-opdracht/BPV-plan. Er wordt voorkomen dat stagairs worden ingezet voor werkzaamheden waarvoor ze niet gekwalificeerd zijn, of veelvuldig werkzaamheden uitvoeren die onder hun niveau liggen.
  • Begeleiding startende docenten
    Om uitval onder startende docenten te voorkomen kan een inwerktraject opgezet worden dat hen ondersteunt in hun professionele en persoonlijke ontwikkeling als docent. Ook kan werkdrukvermindering worden gerealiseerd door het takenpakket af te stemmen op de draagkracht van de beginnende docenten. De werkgever zet daartoe een regeling startende werknemers op. Zie de tips voor begeleiding van startende docenten in het hbo.

 

WerkendeBalans.nl

Site over werkdruk
speciaal voor hbo-medewerkers

banner werkendebalans


Werkendebalans.nl
geeft informatie over werkdruk, biedt de mogelijkheid om een korte werkdruktest te doen en geeft inzage in oplossingsrichtingen.