De taken, rol, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de vertrouwenspersoon zijn vastgelegd en bekend gemaakt in de organisatie. Ook de manier waarop medewerkers een vertrouwenspersoon kunnen bereiken is eenvoudig vindbaar en voldoende bekend gemaakt.
Taken
Een vertrouwenspersoon heeft als centrale taak om een medewerker te ondersteunen na een incident op het gebied van ongewenst gedrag. Afhankelijk van de wens van de betrokken medewerker kan de vertrouwenspersoon een luisterend oor bieden, helpen bij het bepalen van een passende aanpak van het probleem, begeleiding bieden aan het slachtoffer bij bemiddeling tussen de betrokken partijen door een mediator, of bij het indienen van een officiële klacht, etc.
Daarnaast hebben vertrouwenspersonen op hun werkgebied een adviserende en voorlichtende taak binnen de organisatie.
Praktische aspecten
- Een vertrouwenspersoon kan iemand vanuit de eigen organisatie zijn, en/of een externe vertrouwenspersoon
- Een vertrouwenspersoon dient onafhankelijk te zijn. Een personeelsmanager, leidinggevende of bedrijfsarts wordt als onvoldoende onafhankelijk beschouwd. Verder wordt hier de gedragscode van de Landelijke Vereniging Vertrouwenspersonen gevolgd: “De vertrouwenspersoon stelt zich onafhankelijk op en dient zich uitsluitend te laten leiden door de belangen van de medewerker en nimmer door eigen belang, dan wel eventuele belangen van de organisatie. De vertrouwenspersoon staat naast de medewerker, begeleidt en ondersteunt de medewerker. Nimmer mogen handelingen worden verricht tegen de wil van de medewerker, tenzij wettelijke bepalingen anders bepalen of sprake is van een conflict van plichten waardoor hij in gewetensnood komt. De vertrouwenspersoon treedt niet op als bemiddelaar. De vertrouwenspersoon is geen onderzoeker en doet niet aan waarheidsvinding.” Een vertrouwenspersoon neemt ook niet zitting in een klachtencommissie.
- De werkgever zorgt voor voldoende scholing en zo nodig deskundige ondersteuning van de intern aangewezen vertrouwenspersonen. Deskundigheid wordt geborgd, bijvoorbeeld door vertrouwenspersonen elke vier jaar te laten certificeren door de Landelijke Vereniging Vertrouwenspersonen
- Er wordt een gedragscode opgesteld die aangeeft wat van een vertrouwenspersoon verwacht wordt en ook van de organisatie in de omgang met de vertrouwenspersoon. (Klik hier voor een voorbeeld van zo’n gedragscode voor vertrouwenspersonen)
- De vertrouwenspersonen verstrekken jaarlijks een geanonimiseerd overzicht van de bij hen gemelde incidenten aan werkgever en MR
Ombudsman
Naast de functie van vertrouwenspersoon kennen sommige hogescholen ook een ombudsman. Voor het verschil, zie de factsheet met informatie over arbeidsgerelateerde kwesties.